למרות הפופולריות הרבה של שליחת הודעות טקסט, הודעות מהירות ושימוש באפליקציות תקשורת, דואר אלקטרוני נשאר עודנו אחד מאמצעי התקשורת הנפוצים ביותר וזה נכון בין אם אתם כותבים מייל עסקי ללקוח פוטנציאלי או מייל אינפורמטיבי על מפגש משפחתי שמתקרב.
בעוד ששליחת הודעות, תוכנות IM (צ'אט) ושימוש באפליקציות תקשורת כדוגמת ווצאפ מאפשרים לנו לשמור על קשר אחד עם השני בצורה קלה יותר מאי פעם, הם מאפשרים בנוסף לשולחי ההודעה לעגל פינות, להתעלם מכללי פיסוק, להתעצל בכל מה שקשור לכתיבת דברי פתיח וסיום ולהתעלם מכללי כתיבה הנוגעים לשימוש באות גדולה בתחילת משפט (באנגלית), דקדוק ועוד.
הפסיקו לתהות כיצד לכתוב את המייל המוצלח. ללמוד לכתוב מייל מקצועי עשוי להישמע קל אבל זה יותר מורכב ממה שאתם חושבים. הבלוג פוסט הזה יסביר לכם מדוע מיילים מקצועיים כל כך חשובים וכיצד יש לכתוב אותם כך שתשאירו חותם חיובי ומתמשך.
החשיבות של מיילים מקצועיים
בין אם הנמען שלכם הוא מנכ"ל של חברה, או אימא שלכם, כשזה נוגע למיילים, לכתיבה מקצועית יש תפקיד חשוב ביכולת שלכם להשיג את המטרות שלכם. תקשורת במייל היא זולה, מהירה, נוחה, היא מאפשרת תיעוד קבוע של התכתבויות הניתנות לשמירה ובנוסף מאפשרת לכם לצרף קבצים אלקטרוניים כמו מסמכים, תמונות ודפי נתונים. זאת ועוד, כאשר מדובר בכמות גדולה של נמנעים, מייל הוא האופציה הקלה ביותר שגם חוסכת לכם זמן יקר.
בתחום השיווק, מייל הוא אמצעי תקשורת המסייע לכם לשמור על קשר עם הלקוחות, זאת ללא עלות והוא נמצא בשימוש נפוץ בכל רחבי העולם.
6 שאלות שעליכם לשאול את עצמכם לפני שאתם שולחים מייל
עיקרון מרכזי אחד לכתיבת מייל מקצועי הוא לוודא כי התוכן שלכם אכן עומד בדרישות לפני שאתם לוחצים על 'שלח'. להלן מספר שאלות שעליכם לשאול את עצמכם לפני שליחת מייל:
- האם ההודעה שאתם רוצים לשלוח מתאימה במייל? נכון – מייל הוא אמצעי תקשורת נהדר אבל יש דברים שעדיף להודיע באופן אישי או בטלפון.
- האם יש סיבה מספיק משכנעת לשלוח את המייל? בימים אלו תיבת הדואר הנכנס של כולם מלאה. וודאו שההודעה שלכם מייצרת עניין.
- האם סגנון הכתיבה של המייל עומד בציפיות של קהל היעד שלכם? הכירו את טיב הנמענים שעומדים לקבל את המייל – נמענים שונים יצריכו סגנון כתיבה שונה.
- האם הקפדתם על דקדוק ופיסוק נכונים? גם אם ההודעה שלכם כתובה נהדר, טעויות קטנות כמו שגיאות כתיב יכולות בקלות להניא את מכותבי המייל מלהתייחס ברצינות למה שכתבתם.
- האם קל לקרוא את ההודעה שלכם? חלקים שלמים של טקסט ללא מרווחים מקשים על הקריאה וההבנה וגורעים מהמסר שלכם.
- האם הנמענים יבינו במה עוסק המייל שלכם? זכרו – בוודאי חשבתם על תוכן ההודעה שלכם במשך ימים או אפילו שבועות, אבל הוא עשוי להפתיע את הנמענים שלכם. וודאו כי המייל כולל מספיק הקשר כך שהנמענים יבינו באופן חד משמעי במה הוא עוסק.
טיפים לכתיבת מייל: 4 פרקטיקות טובות במיוחד למיילים מקצועיים
מוכנים לדעת לפרטי פרטים את מלאכת הכתיבה של מייל מקצועי?
להלן שלושה עקרונות חשובים שעליכם לשים עליהם דגש.
- כתבו שורות נושא עוצמתיות
שורת הנושא היא הדבר הראשון שהנמענים רואים אחרי השם שלכם. אל תרשמו בשורת הנושא משפט כמו "שלום" או כאלה שיגרמו לנמענים לחשוד כי שלחתם להם ספאם. שורות נושא כאלה אינן אינפורמטיביות או שהן גורמות לנמענים לתהות האם הם מבזבזים את זמנם בפתיחת המייל שלכם. במקום זאת, רשמו בשורת הנושא משפטים אינפורמטיביים, ברורים, ספציפיים ומשכנעים. לעולם אל תשאירו את שורת הנושא ריקה.
- כתבו בבהירות ובפשטות
כמו בכל צורות תקשורת אחרות, בהירות ממלאת תפקיד חשוב. שמרו על ההודעה שלכם קצרה ולעניין, שימו דגש על שפה ברורה ותמציתית שקל להבין. משמע, השתמשו במשפטים קצרים, הבליטו מידע חשוב כמו זמני אירוע ומיקומים, וודאו שכל השאלות הראשוניות יקבלו מענה. כאשר מדובר במייל שיווקי, מטרת התוכן היא להניע את הנמען לנקיטת פעולה – לרכוש מוצר, לקבוע פגישה, להוריד מסמך פורמלי ועוד. ודאו שאתם כוללים קריאה לפעולה וקישור שקל למצוא.
- השתמשו בגופן המתאים
לגופן שאתם בוחרים להשתמש יש חשיבות רבה כאשר כותבים מייל מקצועי. צבע, סגנון, גודל ופריסה חשובים בדיוק באותה מידה. להלן מספר המלצות שכדאי ליישם:
- השתמשו בגופן ברור וקריא כמו Arial, Calibari או Times New Roman באנגלית. ובעברית Arial או Sans Serif.
- השתמשו רק בטקסט שחור למעט לינקים.
- השתמשו רק ברקע לבן – על תמקמו טקסט על גבי תמונה.
- השתמשו בגופן בגודל 12.
- היו מנומסים
ההודעה משקפת את הערכים שלכם, את היכולת שלכם לשים לב לפרטים ואת רמת המקצועיות שלכם. לנהוג בנימוס עם הקוראים שלכם יסייע לכם להגשים את המטרות הללו. משמע, הימנעו משימוש בסלנג, שפה בלתי רשמית, קיצורים מבלבלים וז'רגון שמוכר רק ליודעי דבר. השתמשו באופציה של אמוטיקונים בחוכמה ובחרו אותם בקפידה. בחרו בפתחי איחול מתאימים וכאלו הזהים למסר שלכם.
ללמוד כיצד כותבים מייל מקצועי יבטיח שהמסר שלכם יעבור, שהנמענים שלכם מעודכנים ושהשארתם אצלם רושם טוב, ושאתם במרחק של צעד אחד מלהשיג את המטרות העסקיות או האישיות שקבעתם לעצמכם.
עד כאן. ללמוד כתיבת מיילים באנגלית עסקית בקרו בקישור המצורף המכיל סקירה של קורס מומלץ לכתיבת מיילים באנגלית. (הקורס מתאים גם בכללי ללמוד איך לכתוב מיילים באנגלית).
